Cervecería Nacional Ecuador, una de las empresas más destacadas del país, enfrentaba desafíos en la gestión de sus contratos. NextGen SA atendió su solicitud, comprendió sus necesidades y, en colaboración, implementaron Webdox CLM, centralizando y automatizando todos sus procesos contractuales, reduciendo riesgos y mejorando la eficiencia operativa.
El proyecto comenzó en 2021 con Cervecería Nacional en Ecuador y, para 2023, se extendió a toda la región de Ab InBev, incluyendo Colombia, Honduras, República Dominicana, Panamá, Perú y El Salvador, trabajando desde la casa matriz en México. Esto permitió que los contratos de ventas y promociones comerciales, así como los de patrocinio, sean aprobados y revisados eficientemente. Además, se estableció un repositorio de contratos que asegura la integridad y documentación de apoyo.
Este caso de éxito demuestra cómo una solución tecnológica avanzada puede transformar la gestión de contratos en una empresa. Descubre los detalles y beneficios de esta transformación leyendo el caso completo. ¡No te lo pierdas!
Contenidos
El Desafío: Gestión de Contratos Dispersa y Manual
Esto no solo dificultaba el acceso y seguimiento de los documentos, sino que también aumentaba significativamente el riesgo de errores e incumplimientos. Además, la falta de un sistema de gestión eficiente complicaba las auditorías y el control interno, exponiendo a la empresa a posibles sanciones y pérdidas económicas.
La Necesidad de una Solución Tecnológica
Webdox ayuda a los equipos legales a gestionar contratos de manera eficiente y precisa, simplificando y optimizando cada paso del proceso, desde la creación hasta la renovación, ahorrando tiempo y reduciendo errores y riesgos.
Implementación de Webdox CLM
El proceso de implementación se dividió en varias fases clave, cada una de ellas cuidadosamente planificada para asegurar una transición suave y efectiva.
Se trabajó estrechamente con Cervecería Nacional para comprender sus necesidades y desafíos. Durante esta fase:
✔️ Evaluaron los procesos actuales e identificaron áreas de mejora.
✔️ Diseñaron un plan personalizado para implementar Webdox CLM alineado con los objetivos de la empresa.
Uno de los mayores desafíos fue la migración de los contratos existentes a la nueva plataforma. Para ello:
✔️ Digitalizaron documentos físicos.
✔️ Integraron archivos electrónicos dispersos en una base de datos centralizada.
✔️ Usaron técnicas avanzadas para una transferencia precisa y segura de la información.
Webdox CLM se adaptó a las necesidades específicas de Cervecería Nacional. En esta etapa:
✔️ Configuraron flujos de trabajo personalizados.
✔️ Establecieron alertas automáticas.
✔️ Ajustaron los permisos de acceso para asegurar la seguridad de los documentos.
Para garantizar una adopción exitosa, Se desarrollo una capacitación integral a los empleados. Esto incluyó:
✔️ Capacitación tanto presencial como en línea.
✔️ Cobertura de todas las funcionalidades de Webdox CLM.
✔️ Formación continua y soporte post-implementación para asegurar que el personal se sintiera cómodo y competente utilizando el nuevo sistema.
Resultados: Eficiencia Mejorada y Reducción de Riesgos
📝Centralización de Contratos
🛡️ Reducción de Riesgos
Sistema de alertas y seguimiento monitorea plazos y términos contractuales, evitando incumplimientos. Reportes rápidos mejoran supervisión normativa.
🤖 Automatización de Procesos
La creación, aprobación y firma automatizada de contratos reduce significativamente el tiempo y esfuerzo. Flujos de trabajo personalizados y alertas automáticas aseguran precisión y puntualidad.
🔍 Auditorías Eficientes
Generación eficiente de reportes detallados y auditorías internas. La plataforma facilita la trazabilidad de acciones en contratos, resolviendo problemas rápidamente.
💡 Mejora en la Toma de Decisiones
Datos centralizados y actualizados mejoran la toma de decisiones informadas. Los informes de Webdox CLM proporcionan una visión clara del estado de los contratos y las áreas que requieren atención.
Beneficios Cuantitativos de Implementar Webdox CLM en Cervecería Nacional
> Ahorro de tiempo: 465 horas ahorradas en procesos.
> Impacto ambiental: Reducción de 4,260 hojas de papel, equivalentes a 112 kilos.
> Aprobaciones digitales: 100% de las aprobaciones de etiquetas se realizan digitalmente.
> Productividad: La revisión de etiquetas se duplicó en productividad sin encuentros presenciales.
> Colaboración interna: Mejor comunicación y coordinación entre el área legal y otros departamentos.
> Procesos rápidos: Elaboración, revisión y firma de contratos acelerados.
> Gestión eficiente: Solicitudes, autorizaciones y aprobaciones más rápidas.
> Socio estratégico: El área legal apoya la innovación y desarrollo de nuevos negocios desde el inicio.
Gracias a Webdox, la operación de Cervecería Nacional se maneja de manera más eficiente, permitiendo a las áreas internas una visibilidad clara del proceso que están solicitando al área legal. Esto brinda certeza y agiliza la ejecución de estrategias.
